Encontrar o melhor sistema de gestão para a sua empresa é um processo delicado, que merece receber atenção, já que este sistema estará presente e influenciará toda a sua rotina.
É necessário se atentar, por exemplo, às funcionalidades oferecidas pelo sistema e se elas condizem com as necessidades do seu negócio, como veremos mais adiante. Confira com a gente os 8 erros mais comuns na escolha de um ERP.
O ERP (sigla, em inglês, para Sistema de Gestão Empresarial) está sendo cada vez mais incorporado nas organizações para que seus setores funcionem de forma integrada.
Um sistema de gestão não deve ser escolhido por impulso, pois o correto é que a sua contratação envolva a avaliação de diferentes fatores, como:
- Disponibilidade de suporte;
- Qualidade da implantação;
- Atualizações, entre outros. Para que assim o melhor – de acordo com a rotina e necessidades da empresa – seja implementado.
Em meio a essa gama de detalhes, alguns erros acabam sendo cometidos e, para evitar frustrações e retrabalhos, confira os 8 erros mais comuns na escolha de um ERP para a sua empresa e como evitá-los:
1. Não analisar e determinar as necessidades da empresa
Identificar as funções e características que a empresa procura em um sistema de gestão é fundamental para a escolha correta do sistema.
Não despender um tempo para isso, afetará negativamente os resultados da empresa a partir da implementação do sistema, pois dará margem para que este não seja capaz de resolver as necessidades da empresa.
Trabalhar em equipe não é para ser difícil e sim uma otimização de tempo, liste as demandas a serem supridas, os objetivos que a empresa deseja alcançar, assim como os benefícios que busca ter com um ERP.
2. Não verificar se o ERP atende as demandas da empresa
Diferente do que alguns podem pensar, não é tão fácil encontrar um ERP que atenda a diferentes segmentos, quanto mais um que atenda a todos. O mais comum é desenvolverem diferentes tipos de sistemas de gestão que atendem a diferentes públicos, de forma específica.
Por isso, preste atenção aos serviços e funcionalidades fornecidos pelo sistemas para a contratação e se estes atendem às demandas a serem supridas na empresa, principalmente se essas forem muito complexas.
Uma dica: para verificar se o sistema é o adequado para sua empresa, busque no site do sistema uma página de clientes e ver se estes têm empresas de ramos parecidos com a sua.
Inclusive, pesquisar na internet sobre a satisfação desses clientes com o sistema é um passo importante para ter uma noção sobre a sua qualidade, entre outras características fundamentais, antes da decisão de contratar.
3. Não ter uma visão global da empresa
O ERP é um sistema de gestão, por isso, para sua implementação é preciso ter uma visão global da empresade seus processos e setores, para que nenhum fique de fora da integração, prejudicando o andamento das etapas dos processos.
4. Não envolver os colaboradores na decisão
O ideal é nomear representantes de diferentes áreas para comporem um grupo responsável por debater e tomar decisões de acordo com o que for melhor para a empresa.
Portanto, por mais que o líder seja o responsável pela contratação do software, é importante a avaliação sobre a praticidade e usabilidade do sistema e se este suprirá suas demandas do dia-a-dia — otimizando suas atividades, antes da tomada de decisão e contratação.
5. Não assistir uma demonstração do sistema antes de contratá-lo
Ver o sistema funcionando na prática – antes mesmo da negociação – é uma ação chave para a escolha, pois a partir disso, juntamente aos outros pontos falados ao longo do artigo, o líder ou o gestor e sua equipe terão uma visão mais aprofundada de:
- Como o sistema funciona;
- O que ele será capaz de fazer;
- Se enquadra nas suas necessidades.
Para isso, solicite um teste ou assista à uma demonstração, assim o líder e sua equipe poderão opinar com mais propriedade na contratação.
6. Não nomear um responsável pela implantação
Deixar de nomear alguém responsável é um risco muito grande para a continuidade do uso adequado do sistema após o treinamento.
Este colaborador acompanhará os treinamentos, feitos pela equipe de suporte e implantação da empresa fornecedora do sistema, e orientará a equipe após o período de implantação, para assegurar que o sistema está sendo usado da forma correta.
Treine outro funcionário, caso o colaborador seja desligado ou saia da empresa, para manter essa orientação circulando.
7. Não estar ciente das tendências e atualizações dos ERP’s
As empresas clientes precisam estar atualizadas sobre as características e funcionalidades dos sistemas de gestão no mercado antes de contratar um, pois, assim, saberão como eles poderão auxiliar suas rotinas.
Verificar se é um sistema online e em nuvem, é fundamental, se ele é responsivo, com acesso mobile ou frequentemente atualizado, para que não fique obsoleto muito rápido, entre outras características.
8. Pensar que um ERP precisa ter todas as funcionalidades
E, por fim, ao estarem atualizados e conectados com o mercado, os responsáveis pela contratação de um ERP nas empresas saberão que não é necessário que um sistema de gestão tenha todas as funções possíveis, já que, nesse caso, não abordaria todos os lados de forma complexa, deixando pontas soltas.
O foco atual é o uso desses sistemas integrados é que solucione a gestão das empresas de modo personalizado e mais específico, sendo possível agregar outros sistemas.
Neste artigo, produzido pelo Blog Industrial Nomus, você pôde ver erros mais comuns que podem ocorrer ao escolher um sistema de gestão. Ficou mais fácil escolher um ERP para sua empresa?
Caso ainda não tenha total segurança para escolher um sistema, você pode consultar especialistas para sanar todas as suas dúvidas.
